Para a maioria das empresas, os sistemas de comunicação estão mais complexos do que nunca. Os funcionários utilizam, no dia-a-dia, diversas formas de comunicação - voz, videoconferência, correio de voz, mensagens instantâneas, e-mail, mensagens de texto ou fax. A maioria tem também várias "identidades de comunicação". Possuem um ID para o e-mail, um gerenciador de mensagens instantâneas, e uma variedade de números: do escritório, do celular ou PDA, do home office e das linhas de fax.

Juntando tudo isso, constatamos que nunca tivemos tantas formas de nos comunicar e nem tanta complexidade. Do jeito que está, essa complexidade dificulta e consome cada vez mais tempo da rotina diária do trabalho - decididamente uma desvantagem em uma época em que a velocidade na troca de informações e na tomada de decisões pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso no mercado.

Mas não precisa ser dessa forma. As Comunicações Unificadas podem aumentar a qualidade das interações de negócios, conferindo a todos os usuários, sejam eles diretores ou funcionários em geral, a capacidade de simplificar, integrar e controlar todos os aspectos da sua comunicação. Ou seja: uma maneira mais eficiente e produtiva de trabalhar.

Agregando Valor às Empresas: Simplificação

É importante reconhecer que as Comunicações Unificadas não se referem a aplicações ou recursos isolados; ao invés disso, elas reúnem um conjunto de funcionalidades que resulta em uma experiência ao mesmo tempo mais simples e mais integrada. Por exemplo: um único portal Web, de fácil utilização, pode conferir, ao usuário, acesso a todo o espectro de comunicação - mensagens, conferências e recursos de telefonia, independentemente da rede ou do dispositivo utilizados.

No passado, a comunicação por diferentes meios exigia a troca manual entre aplicações, desconectando e conectando o tempo todo. No mundo simplificado das Comunicações Unificadas, os usuários operam sem qualquer interrupção - podem receber e iniciar diversas formas de comunicação: chamadas simples, e-mails, sessões multimídia de Web e chamadas de videoconferência, correios de voz, mensagens instantâneas e fax - através de um único dispositivo de sua escolha.

As aplicações de Comunicações Unificadas desenvolvidas em padrões do mercado como o SIP (Protocolo de Iniciação de Sessão), permitem que os usuários transitem facilmente e de forma transparente de um meio de comunicação para outro. Um executivo de contas pode, por exemplo, enviar detalhes importantes de um contrato para um colega, no formato de uma mensagem instantânea criptografada, diretamente de seu laptop, ao mesmo tempo em que inicia uma chamada em conferência, simplesmente clicando sobre os nomes em sua agenda de contatos. E com alguns cliques a mais, a chamada se transforma em uma videoconferência.

Agregando Valor às Empresas: Integração

As Comunicações Unificadas também dão aos usuários a flexibilidade para converter suas comunicações em diferentes formas de mídia, tornando possível sua operação de forma mais eficiente e mais eficaz ao mesmo tempo. Utilizando aplicações de acesso à voz, por exemplo, é possível ouvir pelo telefone celular sobre a chegada de novos e-mails, visualizar faxes no PC, gerenciar agendas e compromissos ou responder a um e-mail com um arquivo.

A caixa postal visual pode aumentar, significativamente, a produtividade dos usuários móveis. Isso significa que um profissional, longe do escritório, pode visualizar uma lista de mensagens da caixa postal e ouvi-las no dispositivo que escolher. A lista mostra o remetente, o horário e o tamanho da mensagem, e permite que uma ou que todas elas sejam ouvidas em qualquer ordem. As mensagens são baixadas, automaticamente, no background, de forma que os usuários não perdem tempo discando e se conectando ao sistema corporativo de caixa postal. Um usuário pode ter acesso às mensagens de voz de diversas maneiras, seja por meio de uma aplicação de e-mail, de um dispositivo móvel ou de um portal de Comunicações Unificadas.

As Comunicações Unificadas aumentam incrivelmente a acessibilidade e tornam fácil, para clientes e colegas de trabalho, achar os funcionários da empresa. É possível, por exemplo, transformar dispositivos móveis em extensões dos telefones fixos do escritório - imediatamente, o celular ou o PDA passa a contar com os principais recursos de telefonia IP disponíveis no escritório. Isso significa que a pessoa pode ser encontrada por meio de um único número, pode acessar as listas de contatos do escritório e pode encaminhar chamadas pela rede da empresa, estando em sua mesa de trabalho ou não. Além disso, pode usar recursos avançados como chamadas em conferência com vários participantes, transferência de chamadas e discagem rápida, como se estivesse no escritório.

Agregando Valor às Empresas: Controle

"Gerenciamento de Presença" e SIP estão por trás desses controles e permitem que uma empresa disponibilize informações atualizadas sobre os usuários finais para a comunidade interna (e potencialmente, externa - para parceiros de negócios e clientes). Com a presença, as escolhas que os usuários fazem em relação à sua própria disponibilidade e às suas informações de contatos são expostas em agendas online que possuem regras próprias e que podem ser acessadas por colegas de trabalho ou por outros indivíduos autorizados. O resultado é a habilidade de se conectar a outros rapidamente e com sucesso, nos seus próprios termos.

Agregando Valor às Empresas: Comunicações Inteligentes

Além de aumentar a produtividade de usuários finais e de grupos de pessoas, as Comunicações Unificadas podem ter um grande impacto nos processos-chave da empresa, tornando-os mais inteligentes. Considere, por exemplo, como uma situação corriqueira de Gerenciamento de Relacionamento com Clientes pode ser mudada quando os agentes do Contact Center estão aptos a usar as Comunicações Unificadas para se conectarem de maneira rápida e consistente com o especialista mais indicado para determinado assunto. Elas podem determinar se este especialista está disponível e, em caso positivo, qual a melhor forma para contatá-lo. Consequentemente, a equipe de atendimento a clientes está muito mais apta a agregar agilidade velocidade e eficácia às questões e transações de seus clientes.

Agregando Valor às Empresas: Vantagem Competitiva

O impacto das Comunicações Unificadas pode ser significativo e de grande abrangência. De acordo com uma recente pesquisa realizada pelo Yankee Group, as empresas que estão adotando as Comunicações Unificadas têm alcançado melhorias de dois dígitos em sua produtividade.

Quando a comunicação das empresas se torna mais eficiente, a colaboração e a velocidade de resposta aumentam. De uma forma geral, as Comunicações Unificadas ajudam as organizações a serem mais ágeis e a acelerarem a inovação, a resolução de problemas e a tomada de decisões. Acima de tudo, a comunicação transforma-se, de fonte de complexidade em poderosa vantagem competitiva.